【海外で大人気】仕事の生産性を格段に向上させる11のサービス
一日の勤務時間で無駄な時間を全く過ごしていないと言える人はどれほどいるだろうか。大量のメール処理、 不毛な会議、意思疎通に対するコスト、仕事の効率の悪さなど本来ならば時間をかけるべきではないところで、時間を浪費しまうことは少なくない。実際に、一 日の就業時間の中で約7％は無駄な時間を過ごしているという統計もあるほどだ。
しかしながら、全ての仕事がグローバル化されてきている現在、重要となってくるのは、出来るだけ無駄な時間浪費にコストをかけず、本来の仕事にどれ だけフォーカス出来るかということである。その1つの方法として、アプリやウェブサービスを活用することで、生産性を上げることが出来るのではないだろう か。
本記事では「タスク管理」「メール」「コミュニケーション」「会議」の4つのポイントから仕事の中で生産性向上に役に立つツールを紹介したいと思う。
関連記事: 今日から使える22のタイムマネージメント方法
■タスク管理ツール■
1. RescueTime – 仕事の生産性トラッキングツール
RescueTimeは一日の中でスマフォやパソコン上で何にどれだけ時間を割いたかを記録してくれるツール。この情報を使うことでどれ程仕事中に無駄な 時間を過ごしてしまったか、何に費やしてしまったかを毎日チェックすることができ、日常生活やビジネスでの効率性を上げることに役に立つ。
また指定したタスクの時間がたったらアラームで教えてくれる機能や集中するために時間を指定して邪魔になるウェブサイトをブロックしてくれる機能を有する。
2. Trello – タスク分類ツール
タスクを一つの画面の中に「TO DO」「DOING」「DONE」に分けるスケジュール管理表ツール。使い方はホワイトボード上のTODOの付箋を3つに分類して、状況に応じて張り替えていくようなイメージである。
チームで共有し、コメントを書くこともできる。またGoogle Drive, Dropboxなどのツールからファイルをアップロードすることができる。最近話題の「slack」と並んで次のタスク管理ツールだと言われている。
3. Sooner – 円形状のタスク管理ツール
モバイル端末上でくるくる回すことができる円形状のTODOリスト。外側に日付が並んでいることやスケジュールを色分けことができることから直感的にスケジュールを確認できる。締切りのアラーム設定やグループで予定を管理することもでき、カレンダーと同期することも可能。
■メールツール■
4. Streak – 送信済メールの追跡ツール
Gmailと連動しながら送信したメールを追跡して顧客へのメールのリーチ情報を管理するツール。メールの送信後、Steakのタイムライン上でいつ、だれが、どんなデバイスでメールを読んだか小さなポップで画面の隅に通知してくれる。
5. RelateIQ – 顧客の優先度選別ツール
優先すべき顧客にフォーカスして連絡がとれるようにアドバイスしてくれるツール。電子メールや会話、SNSやカレンダーなどの情報を認識し、それら のやり取りを機械学習によって自動的に顧客をトラックすることで、連絡をとるべき顧客、逆に放置してもいい顧客などをアドバイスする。また似たようなサービスとしては、メールやカレンダーにCRM中のコンタクト情報を結びつけ、見込み客に対する商談により良いアプローチ、情報などを提供してくれるImplisitというツールがある。
6. Sanebox – メールリマインドツール
メールが受信される時間を管理することができるツール。後で読みたいメールが届いたときに、日時を指定するメールアドレスにメールを転送することで 指定の日時にSaneBoxから受信箱宛にメールが送り直される。使い方は非常にシンプルで、例えば30minutes@sanebox.comへ転送す ると30分後に所定のフォルダーへメールが送られてくる。
これは受信メールのためのリマインダとしてだけではなく、普通にメールを送信するときにも使える。メールを送信する際、「cc」または「bcc」に @sanebox.comのアドレスを指定すれば、送ったメールに返信があった場合はリマインダは送られず、返信がない場合にのみリマインダが送られてく る。
7. Hellosign – Gmail上の書類へ電子署名ができる拡張機能
契約書などビジネスで使われる書類にGmail上でサインをすることが出来る拡張ツールHellosign。ビジネスの中で用いられる取引の書類に焦点を 当てたサービス。Gmail上でサインをするのでとてもシンプル。メールで署名されたドキュメントを送るので、いちいちプリントしたものをスキャンする必 要はない。
■会議ツール■
8. Minutes.io – 議事録用メモツール
箇条書きで記入するタイプの議事録を取ることに特化したノートツール。UIがとてもシンプルで使いやすい。注目すべきは、オフラインでも使用できることや、ミーティングが終わった後に会議に参加していた人にメールで簡単に共有出来ることだ。
9. Less meeting – ミーティング効率化ツール
リアルタイムでミーティングの時間管理、アクション、決定事項を共有できるツール。セグメントで分けられた議題に当てられた時間や会議の終了時間ご とにタイムバーが知らせてくれる。また、議題に合わせて進行しやすく、ミーティングが終わったら自動的に参加者に議事録、時間が送られる。■コミュニケーションツール■
10.Talk board – リアルタイム資料共有ツール
タブレットなどのデバイス上の資料を共有しながらホワイトボードのように書き込むことができるツール。オフラインでも使うことが出来るので会議やブレインストーミングにとても便利。また、書かれたボードを他のアプリに転送することが出来る。
11.Post-it® Plus – ポストイットのデジタル化ツール
50枚ほどのポストイットを一度に撮影してファイルごとに管理する。撮影する際にポストイットを乱雑に並べられていても整列させることができる。
Evernoteとの違いは大量のポストイットを一回の撮影でデジタル化することが出来るので一枚ずつポストイットを撮影する必要はない。撮影され たものは一枚ずつポストイットを剥がして別のグループに移送することも可能。また、グループで共有することが出来るのでチーム内のコミュニケーション円滑 化にも効果的。
No comments:
Post a Comment